プライベートでも仕事でもマナーというのは大事ですよね。
初対面など面識がない方への対応の時は気を使いマナーというものを守りがちですが
友人など親しい間柄となるとついついマナーを破ってしまい険悪なムードになる事も
あります。
友人であれば、誠意をもって謝罪をすれば分かってもらえるはずですが
これが仕事となると、そうはいきません。
マナー違反も友人なら謝ればOKという訳ではありませんが
友人なら謝罪するチャンスがありますが仕事の取引先などになると謝罪するチャンスすら
ない事だったあります。
その為にはもし仮にあなたが相手からマナー違反をされた時、自分がどう感じるか？
どう考えてしまうか、どう対処すればよいか考えていきたいと思います。
取引先の電話でガチャ切りをされた時の対応は？
マナーは電話だけではありませんが、取引先となると電話での応対が多くなります。
また電話では顔が見えない為。特に気を付けたいところですよね。
どんな時でも電話のガチャ切りはマナー違反です。
された相手は
「ガチャ切りしやがって！イライラする！」
「あんな奴とは仕事したくない！」
なんて思う方がほとんどのようです。
基本的な電話のマナーは
・掛けた方が電話を切る
・それでは失礼いたしますなど締めてかた2～3秒程置いてから電話を切る
・受話器は静かに切る。
仕事での電話の基本は他のも“簡潔に分かりやすく”という点もありますが
そもそも電話をガチャ切りするような方にはこの“簡潔で分かりやすく”人に
対しての配慮が欠けていると考えてよいのではないでしょうか。
私がガチャ切りされた時の対応は
・電話の前で1分静かに待つ
ガチャ切りをしたのが本意ではなく、手が滑ってしまい受話器が落ちたなどが
考えられます。
その為、ガチャ切りをしてしまった事に対して謝罪の連絡をしてくる事があります。
その時は本意によるものではなかった事故によるものだと理解します。
・謝罪の連絡がない場合はこちらに非がないか考える。
相手も人間ですので不本意ながらにも失礼な事を言ってしまい
勢いで電話をきられた可能性もあります。
その為、何か失礼な事をいったかどうか考えます。
会話のトーンなど普段通りにも関わらずガチャ切りされた場合は普段からそういう人なのかな？と考えてしまいますが。
・同僚に愚痴を言う
これは良くありますね。
愚痴を言うだけでもストレス発散になりますし意外にも
「あー、あの人ね」
なんて同じ意見を持っている事もあり、仲間が増えると心強いですよね。
取引先の電話をする時の注意点
先ほども書きましたが仕事での電話の基本は
・電話を掛けたほうが会社名、部署、名前を伝える
電話だと顔が見えない為、名前を言わないと話の内容が見えてこず戸惑ってしまいます。
また同性同名という方もおられますので会社名や部署も伝えてから本題にはいりましょう。
・相手の都合をお伺いする
電話の場合は相手の都合を考えず連絡をしてしまうという面があります。
電話を掛けたはいいが、今は別件で対応中など電話応対が難しい場合があります。
相手の都合を聞かずに話を進めてしまうと対応の用件をそっちのけで話を聞く事になりますので必ずお伺いしましょう。
・簡潔で分かりやすく手短に用件を伝える
詳しく説明しようと思うと相手には不要な話まで出てしまいます。
簡潔な内容の方は用件の本質を見失わずに相手に伝わります。
メモなどに書いてから電話を掛けるようにすると良いですね。
・掛けた方が電話を切る
仕事に限らずプライベートでも同じですが掛けた方が電話を切るのが基本です。
目上の方や上司であれば相手が先に切る事もありますが、基本的には掛けた方です。
なぜなら掛けた方は用があって掛けているのですが、全て用件を伝わらないまま電話が
切れてしまう事があるからです。
掛けて方がきれば、用件を伝えてから確実に切る事ができます。
・それでは失礼いたしますなど締めてかた2～3秒程置いてから電話を切る
締めの言葉と同じくらいのタイミングだと“早く電話をきりたいのか？”と思われたり
また電話の用件に対して質問があるかもしれません。
電話を切る時は締めの言葉を伝えてから少し間を置いてからきりましょう。
・受話器は静かに切る。
受話器を落としたりしない限り静かに切ります。
静かに切らないと意外にも相手のは大きな音が伝わっていまい、耳が痛くなってしまいます。
ガチャ切りをされた後の対処法は？
対応方でも書きましたが
・電話の前で1分静かに待つ
・謝罪の連絡がない場合はこちらに非がないか考える。
ほかには
・クレームをつける
取引先などであれば難しい場合もありますが同じ人がいつも同じようにガチャ切りを
しているようであればクレームを付けてあげるのも本人の為です。
自分以外の人のも同じようにしている可能性が高く、ガチャ切りがマナー違反だと知らない可能性もあります。
また知っているけどついつい忙しくてしてしまう、なんて事も感がられますがクレームがあればさすがの気をつけるのではないでしょうか。
・仕事の質には影響させない。
電話でイライラしてしまうような方との仕事だと
「なんだか仕事したくないなぁ」
と思ってしまい、どうせあんな人だから適当にしとけば良いか。
なんて考える方もいるかもしれませんが、相手の電話マナーが悪くても
仕事の質を下げないようしなくてはいけません。
相手を見て仕事の質を変えてしまうとのは一番のマナー違反だと考えます。
また質の悪い仕事しか提供してないのにガチャ切りでクレームを付けても
説得力がありません。
さいごに
取引先の電話でガチャ切りをされた時の対応は？
・電話の前で1分静かに待つ
・謝罪の連絡がない場合はこちらに非がないか考える。
・同僚に愚痴を言う
取引先の電話をする時の注意点
・電話を掛けたほうが会社名、部署、名前を伝える
・相手の都合をお伺いする
・簡潔で分かりやすく手短に用件を伝える
・掛けた方が電話を切る
・それでは失礼いたしますなど締めてかた2～3秒程置いてから電話を切る
・受話器は静かに切る。
ガチャ切りをされた後の対処法は？
・電話の前で1分静かに待つ
・謝罪の連絡がない場合はこちらに非がないか考える。
・クレームをつける
・仕事の質には影響させない。
昔の上司が良くガチャ切りをする人でした。
あまりにもイライラするのでガチャ切りされた時に
再度電話して
「すいません先ほどは、電話をガチャ切りされたので私が失礼な事を言ったのではないかと思い再度電話させて頂きました。ただ私には思い当たる節がなかったので今後の為にも
教えて頂けると嬉しいのですが・・・」
と皮肉を込めていうと
「俺は忙しいから用件を言ったら電話を切る、ガチャ切りがどうかは知らない」
ガチャンと案の定、電話をガチャ切りされた経験があります。
正直良い上司ではなく評判も悪かったので周りの人も同じ意見でした。
最終的にはコンプライアンスに相談という形でしたが、電話一つでもマナーは大事ですよね。
参考になれば幸いです。
こちらの記事でも、他の悩みをまとめています＾＾
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