会社で忌引きの人の電話対応は?間違ったマナーとメールの場合は?

親戚や家族など身内の不幸というのは誰にでもいつか
突然、訪れる悲しい出来事ですよね。

仕事をしていると同僚が忌引きで急に休暇をとるなんて事も
ありますがそんな時、困ってしますのが休んだ方の引き継ぎです。

特に営業の方であれば取引先など本人にしか分からない事も
多く困る事も多いのではないでしょうか。

今回はそんな会社の人が忌引きで休んだ時の対応をご案内していきます。

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会社で忌引きの人の電話対応は?

取引先などから本人あてに連絡があった場合は純粋に休んでいる事を伝えましょう。

内容としても例え忌引きであっても理由を言う必要はありません。

「本日○○は休んでおります。」
「本日○○は休みをとっております。」

などの内容で問題ありません。
また忌引きだけに限っていませんが

よく

「休みを頂いております」
「休みを頂戴しております」
と言う方もおられますが
休みは自社が与えている物になりますので
こちらは間違った表現となります。
また本人から引継ぎをもらっており代理で対応する社員がいれば
取引先に伝え代理の方に代わるなどの対応をしましょう。

例)
「大変申し訳ございません。
本日○○は休みをとっております。
○○より引継ぎを承っております○○が代わりに
対応させて頂きますが、いかが致しましょう。」
例)
「大変申し訳ございません。
本日○○は休みをとっております。
次の出社は○○月○○日を予定しております。
お急ぎでしたら○○より連絡をさせますが
いかが致しましょう。」

「本日は忌引きで休みです。」

といってしまえば

「あーなら仕方ないな」

となりそうですが仕事に関係ない要件で休みとなると
理由は伝える必要はありません。

また取引先に本人の電話番号を教えるのもマナー違反です。
忌引きとなると本人もなにかと忙しい為、電話応対をする事も
難しい場面もあります。

本人の時間都合で取引先へ連絡するよう手配しましょう。
また本人が仕事復帰したら取引先の方からの連絡があった事を伝えます。

伝える内容は

・○○商事 ○○課 ○○様(誰から)
・○○月○○日(いつ)
・○○の件(どのような用件で)
・その時の対応(用件状態が保留なのか代理の方が対応したか)
・今後の対応

対応した方が代理の方であればどのような対応をしてくれたのか
今後どう対応すれば良いかを相談し、またいつまでに行うかなども
重要です。

また代理を経てておらず保留状態であれば、早い段階で連絡をしないと
いけなくなりますので必ず、本人が仕事復帰した場合が必ず伝えましょう。

忌引きの人の間違ったマナー

家族、親戚の不幸というのは皆さんに訪れる物です。
その為、忌引きで休むのは当然の事なのですが
注意して頂きたいのがマナーです。

忌引きで休むのは当然、その間に仕事で迷惑を掛けるのもお互い様

というような言動や行動は間違ったマナーといえます。

何故ならば

休む原因は忌引きなのですが仕事で迷惑を掛ける理由にはならないという事です。

当然、急な事で特に身近な方であれば落ち込んだりストレスになったりと
色々大変ですが、なるべく早い段階で会社の上司に連絡をいれまた同僚など
仕事への引継ぎがあれば代理での対応のお願いをしましょう。

この時も手伝う、代理を行うのが当然という気持ちではなく、お願いするとう
スタンスでなければ承った代理の方も釈然としないまま仕事を引き継ぐ事になります。

また取引先など忌引き中に約束などがある場合はなるべく早い段階で担当者に伝え
代理での対応を行う者をたてている場合であれば、それも伝えましょう。

また上司、取引先の方への連絡をメールで行うのが原則、マナー違反となります。

電話での連絡が好ましいのですが
深夜や早朝などで電話での連絡が難しい場合は一度メールで連絡をしますが
時間の頃合を見て電話で再度連絡をしましょう。

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例)
お疲れさまです。
○○課 ○○です。(自分の名前)
早朝(夜分)のご連絡の為、メールにて失礼いたします。

○○月○○日に○○(誰が?祖父母など)が亡くなりました。
○○月○○日が通夜となり○○月○○日が告別式となります。
急な話で申し訳ございませんがお休みを頂けますでしょうか?

また後程電話にて再度ご連絡をさせて頂きます。

のような内容で問題ありません。

また取引先の方への場合は

例)
いつも大変お世話になります。
○○商事 ○○課 ○○(自分の名前)でございます。
早朝(夜分)のご連絡の為、メールにて失礼いたします。

○○月○○日から○○月○○日まで休暇を取る事となりました。

急な私用のお話しで大変申し訳ございませんがご理解の程よろしくお願い致します。

なお休暇中は○○課の○○(代理に方の名前)が代理で対応をさせて頂きますので
遠慮なくご連絡ください。

よろしくお願い致します。

このような内容で問題ありませんし、取引先などにも教えて良い社用携帯の番号など
があれば、一緒に載せておくと取引先の方も安心です。

また本人が仕事復帰した際は復帰後、仕事が円滑に回るように
本人への連絡事項や取引先からの連絡など細かく迅速に分かりやすく伝えるのが
ビジネスマナーとも言えます。

忌引きの人のメールの対応は?

メールの活用はプライベートだけではなく仕事でも多いに活用するツールです。
先ほども書きましたが上司や取引先への連絡が原則、電話で行うのですが
早朝や深夜など電話での連絡が難しい場合はメールで一度送り再度、電話で連絡をします。

特に電話での連絡に問題のない時間帯である場合は勿論、電話で連絡しますが
再度、時間を見計らってメールをいれましょう。

内容も

「お疲れ様です。
先ほど電話にてご連絡させて頂きましたが
○○月○○日に○○(誰が?祖父母など)が亡くなりました。
○○月○○日が通夜となり○○月○○日が告別式となります。

亡くなった方の名前(漢字でフルネーム、ふりがなを付けて)
喪主名(喪主の方の名前)
会場名は○○斎場
住所○○県○○市○○番地
TEL○○○-○○○-○○○

このような内容で問題ありません。

電話で連絡をした時点では会場名や場所が分からない場合がある事もありますが
文章で残す事が出来る為、後から上司がいつまで休みなのか斎場の場所はどこなのか
などを確認する事ができます。

また本人に連絡をいれる場合はメールが良いでしょう。
電話をした場合はタイミングによっては出れない事も多くなりますし
着信音がなったら困るシーンもあります。

また会社かわ電話での連絡が来てしまうと

「何か急で重要な事かな?」

と不安にさせてしまいます。

メールであれば文章で要件を残すが出来ますし
本人の都合で内容を確認する事ができるので
慌ただしい中でも本人の時間に合わせて対応を行う事ができます。

さいごに

会社で忌引きの人の電話対応は?
・仕事に関係のない休んだ理由を言わない
・本人の仕事から復帰した際は取引先から連絡があった事を伝える。

忌引きの人の間違ったマナー
・休んで当然という言動をしない
・上司や取引先など連絡は原則、電話で行う

忌引きの人のメールの対応は?
・本人からの電話連絡をした後にメールで内容を送る
・本人との連絡の際はメールで行った方が本人の時間都合で確認が出来る為、活用する。

突然の事なので頭が回転しなかったりと考え事であったり
移動をどうするのか?斎場は?兄妹や親戚に連絡は?など
慌ただしくなります。

会社側も不測のタイミングでの休みとなる為、引き継や取引先との関係など
色々と奔走してしまう事も多くなります。

その為、冷静に判断し仕事を円滑にする為にもできる限りの準備をしたいものですね。

参考になれば幸いです。

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