仕事の引き継ぎで注意点は?ダメなやり方や分かりやすいポイントは?

仕事で異動になると大変ですよね。
異動先での準備も大変ですが異動した後、自分の仕事
を引き継ぐ事も大変です。
本人でなければ分からない事も多い為、この引継ぎというのは
とても重要ですよね。
今回はそんな仕事の引継ぎの注意点などをご案内していきます。

では早速見て見ましょ~(/・ω・)/

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仕事の引き継ぎで注意点

引継ぎは今まで行っていた自分の仕事を客観的に分析し
引き継ぐ相手に分かりやすく説明する必要がある為、
とても難しく大変な作業ですよね。
それだけに注意したい事もあります。

①引継ぎスケジュールを作る
異動するまでの日数から逆算して無理のない引継ぎスケジュールを
作ります。
あまりタイトなスケジュールでの引継ぎになると相手の負担にも
なりますし、引継ぎが中途半端になってしまう事もありますので
余裕をもったスケジュールを作りましょう。

スケジュール項目は
・誰に
・何を
・いつからいつまでに

を明確にしていると引継ぎ側もスケジュールが立やすいかと思います。

②マニュアルを作る
自分がいなくなったからでも業務に支障がでないように
詳しすぎるほどに詳しく書く事が重要です。

文章だけでは分かりにくい場合は写真や画像、グラフなども
あると分かりやすいマニュアルになると思います。

例えばパソコンでの発注作業なであれば

“画面右下にある発注ボタンを押して画面が変わったら
 左上にあるプルダウンから発注した商品の大分類を
 選択し実行ボタンをおします。
 発注したい商品の価格が絞っている場合は更に
左上にあるプルダウンから中分類を選び
 価格を選択します。
 発注したい商品が特定しているようであれば中分類画面から
 小分類を選択し決定しプルダウンの下から商品コードを入力し
 決定すると商品が出てくるので発注個数を入力し画面右端、中央に
 ある発注ボタンを押すと発注が決定します“

例えばですがこのような文章になると非常に分かりにくいのですが
PC画面の画像に印を付けて“左上のプルダウン”ならこの当たりと
印を付けてマニュアルに載せるだけで各段に分かりやすくなります。

③仕事関係の担当の方の名前や緊急事態の際の連絡先
仕事をする上では外部の業者との繋がりも重要です。
連絡先や担当者の名前がわかれば業務もスムーズに進みます。

やってはいけない引き継ぎ方法

引継ぎがうまく行かないと後任の方が苦労するだけではなく
取引先とのトラブルになり会社に損害を与える危険もあります。
また異動してしまうので自分には関係ないとばかりにいい加減な
引継ぎを行ったり態度が横暴になる方もおります。

私も以前の職場では上司が突然職場にこなくなり引継ぎ以前の事態と
なった事がありましたが、非常に大変だった事を覚えてます。

またその後の上司も異動の際、いい加減な引継ぎしかせず

「なんで知らないの?」

「なんで分からないの?」

こんな態度では聞きたい事も聞きづらくなってしまいます。

こういう仕事ぶりを部下は必ず感じています。
そうなると社内での評価もそれなりになってしまいますので
スマートな引継ぎが出来る人はやはり社内でも良い評価となります。

・横暴な態度
・いい加減な引継ぎ


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分かりやすい引き継ぎを作るポイント

職場や職種でも違いがあると思いますが
ある程度業務を共有している職場であれば常に情報や仕事の共有を行う
ようにしていれば急な異動などでも対応ができます。
また引継ぎノートのような物を作成する事でいつでも共有ができます。

引継ぎでの注意点としては自分にしか分からない事を無くす
事です。
良くある事としては

・PCデータのフォルダ名
・お得意様の事(NGなど)
・業者の連絡先
・各種仕事の納期
・業者などに依頼して納品までに掛かる時間

など他にも色々あるかと思います。

例えば私の以前の職場では必要書類を探していたら見つからず
検索を掛けようにも検索ワードも分からずフォルダ名も分からない為
苦労した記憶が沢山ありました。
“見積もり書”を探していたにも関わらずフォルダ名“朝”の中に
“証明書”と書かれたエクセルが見積もり書だった事もありまた
業者の方にも細かい事から聞かなければいかず大変だった事を記憶します。

・業務の内容が何に繋がるのかを明確にする。
例えば販売業などで購入客層を調べる業務があるとすると
そのデータが何に使われるのを、どう重要であるかが
後任には分かりません。

購入客層を調べる事により商品構成の変更や発注、またはDM発送など
の参考データになるのでとても重要です。

また業務の全体像が分かれば、万が一引継ぎが上手くいかなった時でも
おおよその予測が付く事があり被害も最小限に抑えられるケースもあります。

・マニュアルの手順は細かくしつこいぐらいに
目標は小学生が見ても分かるように。

例えばPCフォルダであれば

・企画書:PCデスクトップ→業務フォルダ→企画書フォルダ
・過去企画書:PCデスクトップ→業務フォルダ→過去企画書フォルダ
・各種分析書:社内イントラネット→営業課→数字関連→分析書

などしつこいぐらいです。

上手く引き継ぐコツは後任業務に関して何も知らないし
自分が引き継ぎを受けるならを想定して準備をしておくと
良いでしょう。

またマニュアルだけを渡すのではなく、マニュアルを元に後任に
直接引継ぎを行うのも大事です。
もし分からない事があればその都度、付け加え教える際に
曖昧な点も出てくるので修正が可能です。

さいごに

仕事の引き継ぎで注意点
・引継ぎスケジュールを作る
・マニュアルを作る
・仕事関係の担当の方の名前や緊急事態の際の連絡先

やってはいけない引き継ぎ方法
・横暴な態度
・いい加減な引継ぎ

分かりやすい引き継ぎを作るポイント
・自分にしか分からない事を無くす
・マニュアルの手順は細かくしつこいぐらいに作り
 マニュアルを元に直接引き継ぐ

私個人は以前、引継ぎ自体がなかったり、いい加減であったりと
大変な経験をしましたそれ故に引き継ぎの重要性をとても感じています。

参考になれば幸いです。

それではまた(´∀`*)ノシ バイバイ

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