夏休みを取引先へ知らせる例文は?タイミングやクレームはどうする?

楽しい夏休みが近づくとワクワクしてきますよね!
学生の頃と違って宿題もなく、自由でいいよね!と
思われるかもしれませんが、そこは社会人!
夏休みになると自分の仕事が出来なくなり周りに迷惑を掛ける事も。

その為、仕事の前倒しや引継ぎで大忙しになる事もしばしば。

特に取引先への連絡を忘れていると思わぬクレームになる事が!

「○○さんお手透きですか?」

「○○は只今、休暇中です。」

「えっ!聞いてないよ!急ぎの案件があるのに、どうなっているの!?」

取引先とのこういったクレームは信用問題にもなりかねません。

今回はこんなクレームを回避するためにも、夏休みを快適に過ごす為にも
取引先へ知らせる例文やタイミングをご案内していきます。

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夏休みを取引先へ知らせる例文は?

夏休みに限った事ではありませんが、
自分が対応できない事をお伝えする必要があります。

例文1)
○○株式会社 御中
○○部 ○○課 ○○様

いつもお世話になります。

○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○でございます。

この度、私事で大変恐縮でございますが

○月○日(○曜日)~○月○日(○曜日)まで

休暇を取らせて頂く予定となっております。

不在の間、何かございましたら

○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○(代理担当)までご連絡ください。

大変ご迷惑をお掛け致しますが何卒よろしくお願い致します。

ポイントは

・いつからいつまでが休暇なのか。
・休暇中は必要な連絡は誰にすれば良いのか。
・自分が対応できない事への謝罪の一言。

以上がポイントとなります。

また代理担当の方にもメール内容をお伝えし仕事や取引先との
やり取りを引継ぎ、休暇中でも繋がる連絡先を代理担当に伝えておきましょう。

例文2)
○○株式会社 御中
○○部 ○○課 ○○様

いつもお世話になります。

○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○でございます。

この度、私事で大変恐縮でございますが

○月○日(○曜日)~○月○日(○曜日)まで

休暇を取らせて頂く予定となります。

その間の問い合わせにつきましては、○日以降、順次対応を
させて頂きます。

大変ご迷惑をお掛け致しますが何卒よろしくお願い致します。

ポイントは

・いつからいつまでが休暇なのか。
・いつ以降から連絡が可能なのか。
・自分が対応できない事への謝罪の一言

例文1との違いは自分しか対応が出来ない案件であった場合です。
社内人数が少なく、他の者では対応が困難であったり、特殊な案件であったりと
自分以外では対応が出来ないと判断された場合です。

案件の重要性や緊急性など考慮して場合にはメールには書かなくても
他の者に案件の概要と休暇中に繋がる連絡先をお伝えしましょう。

もし本当に緊急性があり取引先は休暇中と知っていても連絡しなざるをえない
ケースも考えられます。

その場合社内の者が誰一人ともが案件の概要すら知らないとなると
重大な信頼問題となりかねませんので注意です!

取引先へ知らせるタイミング

お知らせするタイミングは

“なるべく早く”が良いでしょう。

しかしなるべく早くといっても、個人的な休暇では予定としていても
変更になる可能性もあります。
会社全体の休暇としても、社内方針の変更などで休暇期間が変わる事も
あるので、休暇期間が確定してからなるべく早くが良いかと思います。

理由としては
・後々、休暇期間の変更があると取引先へ再度連絡をする事になる。
情報が混雑してしまう可能性があり伝えたはずの内容が伝わらない事がある為。

・休暇始まりを早めに伝える事で、休暇入りまでに余裕が生まれ仕事の前倒しが
しやすい為。
取引先も分からない事などを事前に聞いておく事ができ後々のトラブルを回避
しやすくなります。

・メールを受け取った本人がメールを読むのが数日後になる可能性もある為。
メールを受け取った本人が出張中や休暇中で実際にメールを読むのが数日後
になるなんて事は珍しくありません。
出社してメールを見ると既に担当者が休暇に入って身動きが取れないなんて
事もあります。


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休み中のクレームはどうする?

クレームは嫌なのですが、特に休暇中のクレームというのは
どうして良いか困ってしまいますよね。

自分が担当している仕事であれば自分が対応する事となりますが
休暇中で動けない場合は対応も限られてきます。

一番良いのはすぐに対応できる体制を作っておく事ですが
クレームはいつもアポなしでやってきますので厄介ですよね。

休暇中で代理担当の方がいれば、その方に対応をしてもらう形に
なるかと思います。
しかし出社後は代理担当の方からしっかり引き継ぎをもらいましょう。

クレームを受けた直後、代理担当の話の内容で代理では対応しきれないと
判断された場合は電話で謝罪と今後の事について対応しなければいけなくなります。

「休暇中なのに・・・」

と思うかもしれませんが、もし自分が責任者であればクレーム責任の所在も
自分にある為、仕方ない事かもしれません。

また出社した後の事を考えると、あえて休暇中でも自分で対応したいという
方もおられます。

事前に休暇のお知らせを送っているのであれば

「休暇中なのに対応してくれた」

と信頼感や株も上がる事、間違いないのではないでしょうか。

クレーム内容で代理担当でも大丈夫なのか、自分が対応しないと
いけないのかが判断になるかと思いますがクレーム対応も基礎は早い方
が良いので、休暇中でも対応できるようであれば行った方が良いかとおもいます。

私も以前の職場で休暇中にクレームがあり、旅行中に電話がありました。
事前に私が休みである事を伝えておりましたが、電話で応対したところ

「そういえば休みのところ申し訳ないんだけど・・・
急ぎの件でそうしても連絡をしなざるをえなくて」

とクレームでありながら理解頂け、逆に感謝される事もありました。

クレームは時間が経てばたつほど厄介になりますよね(ノД`)・゜・。

さいごに

■夏休みを取引先へ知らせる例文は?
・いつからいつまでが休暇なのか。
・休暇中は必要な連絡は誰にすれば良いのか。
・自分が対応できない事への謝罪の一言。
・いつ以降から連絡が可能なのか。

例文と併せて。

■取引先へ知らせるタイミング
・休暇が確定してから、なるべく早くが良いでしょう。

■休み中のクレームはどうする?
・クレーム内容などで判断して代理担当でも対応できるか自分が
対応するのかを決める。
クレームの初期対応は重要なので、休暇中でも可能な限り対応が
おススメです。

取引先とは休暇明けでも末永くお世話になりますので事前に連絡をして事が
重要ですよね。
思わぬクレームがあると、折角の休暇も台無しです。
仕事をする上での信頼関係もありますし、休暇を楽しく過ごす為のも
参考になれば幸いです。

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