新年会の日程の決め方は?調整のメールと注意点は?

年末年始が近づくと決まってやってくるのが忘年会と新年会です。

会社やサークル、または町内会など様々なところで忘年会、新年会が
行われますが、忘年会、新年会の数だけ幹事を行う人も出てきます。

幹事の方は日程の調整や会場、連絡を行わいといけない為、大変ですよね。

今回はそんな新年会の日程の決め方などをご案内していきます。

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新年会の日程の決め方は?

新年会は新しい年明けに会社やサークルの発展を祈念して行いますので
なるべく多くの方に参加して欲しいですよね。

その為にも新年会の日程決めというにはとても重要です。

新年会の多くは年が明け仕事初めを終えてから大よそ1週間前後で行う
事が多いようですが、会社やサークルの恒例で1月下旬など少し遅めに
行う所もあります。

早い方が良いかといって、仕事初めと同じ日に予定しても
仕事初めはなにかと業務も多い為、参加も難しくなります。

1月中旬以降になると交通機関の時間短縮や比較的タクシーも拾いやすく
なる為、終電を気にしている方が多い職場では少し遅めのあたりに
セッティングをするのも方法です。

実際に日程の決め方としては

・候補日を挙げてメールで送ります。
・参加できる日の連絡を頂き、日程を仮決定を行います。
・仮日程をお知らせし最終決定を行います。
・メールにて最終決定した日時と共に新年会の連絡をします。

候補日を上げる際はあまり広い範囲で挙げてしまうと
希望日が定まらない為、2日~3日程度の候補として挙げた方が
参加、不参加の判断もしやすくなります。

また会社の中で定例会議など把握できる範囲で次の日の準備がある、
残業しないと厳しいという情報があれば、避けるようにしましょう。

新年会の日程調整のメール

新年会の日程調整の連絡では最近はメールで送る方が多くなってきました。
特にメールは手軽にできますので便利ですよね。

新年会の案内には以下に注意して送りましょう。

・目的
新年会を行う目的です。
親睦を深める為や毎年恒例の・・・など気軽なもので書かれる事が多いです。

・日時
新年会を行う日にちと開始時間を記載します。
注意したいのが日にちだけの記載ではなく曜日を記載し開始時間は24時間表記に
すると受け取り側も内容が分かりやすくなります。

・場所
新年会を行う場所です。
いつもと違う場所であったり分かりにくい、または新人が居るなどあれば
目印になる物や最寄りの駅、電話番号の記載があるとより親切な案内になります。

・費用
新年会参加にあたっての費用です。
目安になるケースが多いので会場の方に聞いておおよその目安を記載しましょう。

・主催者連絡先(幹事)
不明点やお店の場所、また開始時間に間に合わないなど連絡をする事もあります。

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・参加OR不参加
参加できるか不参加になるか、必ず連絡を貰うようにしましょう。
参加人数によっては会場の規模が変わる事もある為、参加人数を把握できるように
しておきましょう。

またお店の地図やURL、外観写真などもあると分かりやすくなります。

新年会の日程を決める時の注意点は?

新年会の多くは会社であれば仕事はじめから1週間前後が多いようです。

その為、仕事はじめと同時に日程や会場を決めたりでは時間的にも余裕がありません。

もちろん1月の下旬など少し遅めに行う場合では年明けに開始しても時間的に
余裕はあるかと思います。

その為、日程を決める注意点は

・案内メールを12月上旬までには出す。
参加人数のおおよそがわからないと会場での予約が出来ないケースがあります。
12月中旬までに連絡をもらえるようにしましょう。

また年末年始は業務自体が忙しくなる為、メールを送ってもしっかりと読めてなかったり
後回しになる事もある為、時間的には余裕をもって対応しましょう。

・会場決めは早めに
案内メールには会場が記載されている場合はある目星を付けていると思いますが
想定より人数が多かった場合、やむえず会場を変更する事もあります。

新年会は、どこの会社やサークルも同じ時期頃にセッティングをする事が多い為
時期によっては予約がとれない事もある為、会場決めは早めにしましょう。

さいごに

新年会の日程の決め方は?
・候補日を挙げてメールで送ります。
・参加できる日の連絡を頂き、日程を仮決定を行います。
・仮日程をお知らせし最終決定を行います。
・メールにて最終決定した日時と共に新年会の連絡をします。

新年会の日程調整のメール
・目的
・日時
・場所
・費用
・主催者連絡先(幹事)
・参加OR不参加

新年会の日程を決める時の注意点は?
・案内メールを12月上旬までには出す。
・会場決めは早めに

新年会というには新しい年を祈念して発展と親睦を深めるという
点でもとても重要ですよね。
できればみんなが参加しやすい環境を作るとのは大変ですが
重要な役割です。

参考になれば幸いです。

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