親戚や家族など、身内の不幸というのは誰にでもいつか突然訪れる悲しい出来事ですよね。
仕事をしていると、同僚が忌引きで急に休暇をとるなんてことも珍しくありません。
そんなとき困るのが、休んだ方の仕事の引き継ぎです。
特に営業の方であれば取引先など本人にしか分からない情報も多く、どう対応すればいいか悩んでしまいますよね。
今回は「忌引きで休んだ同僚の代わりにどう動けばいいか」について、電話対応・マナー・メール対応に分けてくわしく解説します。
会社で忌引きの人の電話対応は？
取引先などから本人あてに連絡があった場合は、シンプルに休んでいることだけ伝えましょう。
たとえ忌引きであっても、休んでいる理由を伝える必要はありません。
「本日○○は休んでおります。」
「本日○○は休みをとっております。」
この一言で十分です。
よく「休みを頂いております」「休みを頂戴しております」という表現を使う方がいますが、これは間違いです。
休みは会社が与えているものなので、取引先に対して「頂いております」という言い方は適切ではありません。
「休みをとっております」という表現が正しいです。
本人から引き継ぎをもらっており代理で対応できる社員がいれば、取引先にその旨を伝えて代理の方に電話を代わるのがベストです。
（例）代理がいる場合
「大変申し訳ございません。本日○○は休みをとっております。○○より引き継ぎを承っております○○が代わりに対応させていただきますが、いかがいたしましょう。」
（例）折り返しの場合
「大変申し訳ございません。本日○○は休みをとっております。次の出社は○○月○○日を予定しております。お急ぎでしたら○○よりご連絡をさせますが、いかがいたしましょう。」
「本日は忌引きで休みです」と伝えれば相手も納得してくれそうですが、仕事に関係のない理由まで伝える必要はありません。
取引先に本人の電話番号を教えるのもマナー違反です。
忌引き中の本人はさまざまな手続きや対応に追われており、電話に出られない場面も多くあります。
本人の都合に合わせて取引先へ連絡できるよう手配してあげましょう。
本人が仕事に復帰したら、忌引き中に取引先からの連絡があったことを必ず伝えます。
伝える内容は以下のとおりです。
・誰から（○○商事 ○○課 ○○様）
・いつ（○○月○○日）
・どんな用件で
・その時の対応（保留か、代理が対応したか）
・今後どう対応するか
代理が対応していた場合は、どのように対応したかも一緒に伝えましょう。
保留のままになっている場合は、本人が復帰次第すぐに連絡が必要になるので早めに共有することが大切です。
忌引きで休む側の間違ったマナー
家族や親戚の不幸はいつか誰にでも訪れるものです。
忌引きで休むのは当然のことですが、気をつけてほしいのがそのときの言動です。
「忌引きで休むんだからお互い様」「仕事に迷惑をかけるのは仕方ない」というような態度は、間違ったマナーといえます。
忌引きは休む理由になりますが、職場に迷惑をかけてよい理由にはなりません。
急な出来事で気持ちも落ち込んでいるかもしれませんが、なるべく早い段階で上司に連絡を入れ、同僚への引き継ぎもお願いしておきましょう。
このとき「代理をしてもらって当然」という気持ちではなく、「お願いします」というスタンスで伝えることが大切です。
引き継ぎを快く受けてもらえるかどうかは、この一言の違いで大きく変わります。
また忌引き中に取引先との約束がある場合は、なるべく早い段階で担当者に連絡を入れ、代理で対応できる人もあわせて伝えておきましょう。
上司や取引先への連絡は、原則として電話で行うのがマナーです。
メールで済ませるのは基本的にマナー違反です。
ただし、深夜や早朝など電話が難しい時間帯の場合は、一度メールで先に送っておいて改めて時間を見て電話をかけ直しましょう。
（例）上司への深夜・早朝メール
「お疲れさまです。○○課 ○○です。早朝（夜分）のご連絡のため、メールにて失礼いたします。○○月○○日に○○（祖父など）が亡くなりました。○○月○○日が通夜、○○月○○日が告別式となります。急なお話で申し訳ございませんが、お休みをいただけますでしょうか。また後ほど電話にて再度ご連絡させていただきます。」
（例）取引先への深夜・早朝メール
「いつも大変お世話になっております。○○商事 ○○課 ○○でございます。早朝（夜分）のご連絡のため、メールにて失礼いたします。○○月○○日から○○月○○日まで休暇をとることとなりました。急な私用のお話で大変申し訳ございませんが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。なお休暇中は○○課の○○が代理で対応いたしますので、遠慮なくご連絡ください。」
取引先に伝えても問題ない社用携帯の番号があれば、一緒に記載しておくと相手も安心です。
仕事に復帰した際は、周囲に気を遣わせたことへのお礼を一言添えるのも大切なマナーです。
忌引きの人へのメール対応
メールは仕事でも欠かせないコミュニケーションツールです。
上司や取引先への忌引きの連絡は原則として電話で行いますが、電話できない時間帯のみメールで先に送っておいて後から電話でフォローします。
電話で連絡できた場合も、あとから内容をメールで送っておくと親切です。
文章で残しておくことで、上司がいつまで休みなのか・式場がどこかなどを後から確認できます。
（例）電話後のフォローメール
「お疲れさまです。先ほど電話にてご連絡させていただきましたが、○○月○○日に○○（祖父など）が亡くなりました。○○月○○日が通夜、○○月○○日が告別式となります。」
あわせて以下の情報も記載しておくと親切です。
・亡くなった方の名前（漢字フルネーム・ふりがな）
・喪主の名前
・式場名
・式場の住所・電話番号
電話の時点では式場が決まっていないこともありますが、分かった時点でメールに追記して送りましょう。
一方、忌引き中の本人への連絡はメールが基本です。
電話をかけると、タイミングによっては出られなかったり、着信音が鳴ると困る場面もあります。
また会社からの電話がかかってくると「何か急いでいるのかな？」と不安にさせてしまうこともあります。
メールであれば本人が自分のタイミングで確認できるので、慌ただしい忌引き中でも負担を最小限にすることができます。
伝えたいことはメールでまとめて送り、急ぎでない限り返信を急かさないようにしましょう。
忌引き対応でよくある疑問
忌引き中の本人に仕事の連絡を入れていい？
基本的には避けましょう。
忌引き中は葬儀の手配・親族への連絡・各種手続きなど、やることが山積みです。
仕事のことを気にさせるのは本人への負担になります。
どうしても確認が必要なことは、メールで一度送っておいて「返信は復帰後で大丈夫です」と一言添えるのがベストです。
電話での連絡は緊急時のみにしましょう。
引き継ぎがなかった場合はどうする？
急な連絡で引き継ぎが間に合わないことも珍しくありません。
そういった場合は上司を中心に、チームで対応を分担するのが基本です。
取引先からの連絡には「担当の○○が休暇をとっております。詳細は本人から改めてご連絡させますので、今しばらくお待ちいただけますでしょうか」と伝えれば、多くの場合は了解してもらえます。
無理に詳細を把握しようとせず、本人の復帰後に引き継ぐことを前提に動くのがスムーズです。
忌引き期間はどのくらい？
忌引き休暇の日数は会社の就業規則によって異なりますが、一般的な目安は以下のとおりです。
・配偶者：5〜7日程度
・父母：5〜7日程度
・子ども：5〜7日程度
・祖父母：2〜3日程度
・兄弟姉妹：2〜3日程度
・配偶者の父母：2〜3日程度
これはあくまで目安で、会社によって日数は異なります。
正確な日数は就業規則を確認するか、上司に確認しましょう。
また忌引き休暇が有給扱いになるかどうかも会社によって異なります。
本人が復帰したときにすることは？
まずは一言「お疲れさまでした」と声をかけましょう。
忌引き明けの方は心身ともに疲れていることが多いです。
業務の引き継ぎはできるだけ分かりやすく、口頭とメモの両方で伝えると親切です。
伝える内容は以下を押さえておきましょう。
・誰からいつ連絡があったか
・どんな内容だったか
・代理がどう対応したか
・今後どう動けばよいか
できるだけ早く通常業務に戻れるよう、周囲がサポートしてあげることが大切です。
職場の雰囲気づくりも大切
忌引きの対応がスムーズにできるかどうかは、日頃の職場の雰囲気にもよるところが大きいです。
普段から業務内容を共有して「自分しか知らない仕事」を減らしておくことが、いざというときの引き継ぎをスムーズにします。
担当業務の進捗状況や取引先との関係を定期的にチームで共有しておくだけでも、急な欠員時の対応が格段に変わります。
また「助け合える職場」の雰囲気があるかどうかも重要です。
普段から困ったときに声をかけ合える関係ができていれば、忌引きのような急な休暇のときも自然と助け合えます。
「忌引きなんだから仕方ない」と周囲が温かく受け入れられる職場環境は、誰にとっても働きやすいものです。
いざ自分が忌引きを取る立場になったとき、同じように支えてもらえる職場を普段からつくっておきましょう。
忌引き連絡の伝え方で気をつけたいこと
忌引きの連絡は、伝える相手・タイミング・内容の3つを意識することが大切です。
焦っているときほど抜け漏れが出やすいので、落ち着いて確認しながら連絡しましょう。
まず誰に連絡するか
最初に連絡するのは直属の上司です。
同僚や先輩に先に話してしまうと、上司が後から知ることになってしまいます。
上司への連絡が最優先です。
上司への連絡が終わったら、自分の業務に関わる同僚やチームメンバーに引き継ぎの内容を伝えます。
取引先への連絡は、上司と相談してから動くのが基本です。
自己判断で取引先に連絡する前に、上司に確認を取るようにしましょう。
いつ連絡するか
気づいた時点でできるだけ早く連絡するのが鉄則です。
深夜や早朝であってもメールで先に送っておき、時間になったら電話でフォローします。
「朝になってから連絡しよう」と待っていると、その間に取引先からの問い合わせが来てしまうこともあります。
特に明日の予定に影響が出る場合は、夜間でも上司にメールだけでも入れておきましょう。
何を伝えるか
上司への連絡では、以下の内容を押さえておきましょう。
・いつ亡くなったか
・誰が亡くなったか（続柄）
・通夜・告別式の日程（分かれば）
・何日間休む予定か
・引き継ぎが必要な業務はあるか
式場の場所や詳細は、後からメールで追記するかたちでも問題ありません。
情報が揃っていなくても、早めに概要だけ伝えておくことが大切です。
忌引き明けの挨拶はどうする？
忌引きから職場復帰したときの挨拶も、意外と迷う方が多いポイントです。
まず出社したら、上司と引き継ぎをしてくれた同僚に一言お礼を伝えましょう。
「ご迷惑をおかけしました。フォローしていただきありがとうございました」という一言だけで十分です。
お菓子などの手土産を持参する方もいますが、必ずしも必要ではありません。
職場の雰囲気や習慣に合わせて判断しましょう。
取引先への復帰の挨拶は、メールか電話で行います。
休んでいる間に連絡をいただいた場合は、早めに連絡を入れて謝意を伝えましょう。
「急な私用により休暇をいただいておりました。ご不便をおかけして大変申し訳ございませんでした。」という内容で問題ありません。
忌引きであることや理由を詳しく説明する必要はありませんが、休んでいたことへのお詫びは丁寧に伝えましょう。
復帰後は溜まっていた業務を一気に片付けようとせず、優先順位をつけて対応することが大切です。
心身ともにまだ疲れている状態なので、無理をせず周囲の力を借りながら少しずつ通常業務に戻っていきましょう。
忌引き対応で押さえておきたいビジネスマナーまとめ
ここまで解説してきた内容を、改めてポイント別に整理します。
いざというときにすぐ確認できるよう、頭に入れておきましょう。
対応する側（同僚・上司）のポイント
取引先から本人への連絡が来たら、休んでいることだけ伝えます。
理由は言わない、本人の電話番号は教えない、この2点が基本です。
代理対応できる場合はその旨を伝えて対応し、保留になった案件は記録しておきます。
本人が復帰したら、誰からいつどんな用件で連絡があったかを漏れなく伝えましょう。
忌引き中の本人への連絡はメールが基本です。
急ぎ以外の用件で電話をかけるのは控えましょう。
休む側（忌引きをとる本人）のポイント
気づいた時点でできるだけ早く上司に連絡を入れます。
深夜・早朝でもメールで先に入れておき、時間になったら電話でフォローします。
引き継ぎが必要な業務は、「お願いします」というスタンスで同僚に依頼します。
「迷惑をかけて当然」という態度は絶対にNGです。
復帰後は速やかにお礼を伝え、休んでいた間の業務状況を確認してから動きましょう。
取引先には「休暇をいただいていた」とだけ伝えれば十分です。
メールを使うときのルール
電話できない時間帯のみメールを先に送り、後から必ず電話でフォローします。
「メールしたから大丈夫」と思わず、電話でのフォローを怠らないようにしましょう。
本人との連絡はメールが基本です。
本人が自分のタイミングで確認・返信できるので、忙しい忌引き中の負担を減らすことができます。
メールには用件を簡潔にまとめて、返信不要・復帰後でOKと一言添えると親切です。
忌引きに関する社内ルールを事前に確認しておこう
忌引き休暇の扱いは会社によって異なります。
いざというときに慌てないよう、普段から就業規則を確認しておくのがおすすめです。
確認しておきたいポイントは以下のとおりです。
忌引き日数は何日か。
続柄によって日数が変わることが多いので、父母・配偶者・祖父母・兄弟姉妹などそれぞれの日数を確認しておきましょう。
有給扱いになるかどうか。
会社によっては忌引き休暇が有給扱いになる場合とそうでない場合があります。
給与への影響を事前に把握しておくことで、休み中の不安を減らすことができます。
忌引きを証明する書類が必要かどうか。
会社によっては、葬儀の案内状や会葬礼状などの提出を求める場合があります。
捨てずに保管しておくと安心です。
これらは「いつか使う知識」として頭の片隅に入れておくだけで、いざというときに落ち着いて動けます。
突然のことで混乱している中での確認作業は思ったより大変なので、普段からの準備が助けになります。
さいごに
忌引き対応は突然のことなので、頭が回らなかったり何から手をつければいいか分からなくなることもありますよね。
対応する側としては、休んでいる理由は伝えない・本人の電話番号を教えない・復帰後にしっかり共有するという3点を押さえておけば大丈夫です。
休む側としては、早めの連絡・お願いするスタンス・復帰後のフォローを意識しましょう。
お互いに思いやりを持って対応することで、職場全体がスムーズに動きます。
この記事が、いざというときの参考になれば幸いです＾＾
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