最近では学校でもパソコンの授業が増えてきてパソコンやプログラミングが生活の必需品となりつつありますが、それでも向き不向きがあり中々パソコンが上達しない人もいますよね。
私の時代では学校でパソコンを使うという事はなかったので社会人になりパソコンを使うようになりましたが中々苦労した事を覚えています。(；´∀｀)
特に最近ではパソコンよりもスマホを扱う時間が多くなりキーボードに触れる機会が少なくなってきた事もありパソコンが使えないという方が増えているそうです。
それでも社会人となるとどうしても仕事上パソコンに触れる時間が増えてしまいます。
そんな身の周りにいる新入社員がパソコンを使えない時の教え方などを今回はご案内していきます。(´∀｀)
新入社員がパソコンを使えない時の教え方は？
社会人となるとパソコンは必需品ですが、最近の方はパソコンよりもスマホを使う事が多くなり、インターネットといえばスマホやタブレットのイメージが強いのではないでしょうか。
その為、意外にも社会人になるまでパソコンに触れる事なく過ごしてきた方も多いようで、IT企業でもパソコンが使えない新入社員が増えているようです。(；´∀｀)
そこで新入社員がパソコンを使えない時の教え方についてご紹介していきますね。
パソコンの必要性を教える
何故スマホではなく、パソコンを使用するのかを教える事が重要です。
メールは勿論、エクセルの編集などもいまではスマホでも行う事が可能です。
その為、パソコンを使う必要性を本人が感じないといくら教えても身につく事は難しいのではないでしょうか。(｀・ω・´)
まずはパソコンを使う具体的なメリットを丁寧に伝えてあげましょう。
・エクセル・ワードの使用が容易に出来る。
最近ではスマホなどもエクセルのアプリを入れる事で編集なども行えますが、やはり使用する上ではパソコンの方が格段に使いやすいです。
大きな画面で複数のセルを一度に確認できる点は、スマホでは再現が難しい利点ですよね。(＾ω＾)
・キーボードの方がメールやワードの文書作成が速い。
スマホでも早い人は早いですが、文章を読み直したりする事を考えるとやはりスマホでは画面が小さく難しくなります。
社会人となると誤字脱字にも注意をしないといけない為、読み返しは必須です。
キーボードを使って素早くタイピングできるようになれば、仕事のスピードが大幅にアップしますよ。(´∀｀)
・多くの資料を一度に閲覧が可能。
資料作成などで複数の資料を参考にしながら作成する事も多々あります。
スマホでもタスク機能はありますが、パソコンの方が使い勝手も良くすばやい閲覧が可能です。
複数のウィンドウを並べて作業できるのはパソコンならではの強みですね。(＾ω＾)
パソコンの楽しさを伝える
パソコンに限った事ではありませんが、新しく学び身に付く事は楽しいものです。(´∀｀)
特に新入社員になると仕事もうまく回せなくてもパソコンスキルが上がるだけで先輩達の要望に応える事ができ成長を実感できます。
例えば、先輩から「この表をきれいにまとめておいて」と頼まれた時に、エクセルの書式設定を使ってパッと見やすい表を作れるようになると、それだけで「すごいじゃない！」と褒めてもらえる機会が増えます。
褒められる体験が積み重なると、自然とパソコンに向かう時間が楽しくなってくるものです。(＾ω＾)
また、パソコンのスキルは仕事だけでなくプライベートにも役立ちます。
旅行の計画を立てたり、趣味のブログを作ったり、家計簿をつけたり…「仕事で使うから覚える」ではなく「自分の生活を豊かにするために使える」という視点で伝えると、俄然やる気が出る方も多いですよ。(´∀｀)
エクセルでお小遣い帳作成
私もパソコン初心者の時に言われたのがエクセルでお小遣い帳を作成する事でした。(；´∀｀)
割と私の周りでも同じ事を言われていたようですが、私も作成した時にお小遣い帳はシンプルでありながらエクセルの基礎が詰まっていると感じました。
特に新入社員であれば、自分で作成したお小遣い帳で生活費の支出やカード払いの管理などを行うようにすれば、自然に自分の使いやすいお小遣い帳へバージョンアップをし知らないうちにセルの結合や条件付き書式なども覚えてきます。(＾ω＾)
最初は日付・費目・金額の3列だけのシンプルなものでOKです。
使っているうちに「ここに合計が出たら便利だな」「費目ごとに色分けしたい」と自分なりに工夫したくなり、気づけば様々な関数を自然に習得していたりするんです。(´∀｀)
企画書・資料作成・文書作成、またはデータ管理などに使用するエクセル関数や、プレゼンに使用するパワーポイントなど、今後の仕事を考えるとパソコンが使える利便性は大きいですよね。
タイピング練習を楽しく取り入れる
パソコンスキルの中でも基本中の基本となるのがタイピングです。
キーボードを見ずに文字を打てるようになるだけで、仕事のスピードが大幅に変わります。(｀・ω・´)
最近では無料で使えるタイピング練習サイトも充実していて、ゲーム感覚で楽しく練習できるものも多いです。
新入社員に紹介してあげると、休憩時間などにコツコツ練習してくれる方も多いですよ。
毎日少しずつでも練習を続けると、1〜2ヶ月で見違えるほどタイピングが早くなる方も珍しくありません。(＾ω＾)
継続は力なり、ですね！
新入社員がパソコンが使えない子の特徴
全ての人に当てはまる訳ではありませんが、パソコンが使えない新入社員には特徴があります。
事前にどんな特徴があるかを把握しておくと、より適切なフォローができますよ。(´∀｀)
文字入力が遅い
社会人となると
パソコンが使える＝ワード・エクセルが使える
という認識になりがちですが、インターネットなどでもパソコンは使用する事があります。
そもそもパソコン・キーボードに触れている機会が少ない為、文字入力が遅い傾向にあります。(；´∀｀)
文字入力が遅いと、メールの返信や書類作成に時間がかかってしまい、仕事全体のスピードにも影響してきます。
早めにタイピング練習を勧めてあげるのが親切ですね。
コピー・ペーストを知らない
コピー・ペーストは便利な機能でスマホでもメール作成などで使える機能ですが、日常的なメッセージ程度のやりとりでは必要ではありません。
その為、コピー・ペースト自体を知らない事も多くあります。
コピー・ペーストを知らない場合はスマホでもあまり文章を書かない傾向にあるかもしれません。(；´∀｀)
「Ctrl+C」でコピー、「Ctrl+V」でペーストというショートカットを最初に教えてあげるだけで、作業効率が一気に上がります。
初めて知った時の「え、これ魔法みたい！」という反応が微笑ましいですよね。(＾ω＾)
ショートカット機能を知らない
ワードやエクセルには作業を格段に早くするショートカット機能があります。
そもそもワードやエクセルが使えないという事はショートカット機能のみならず、セルの結合やドラッグなども知らなくて当然かもしれません。
コピー・ペーストもショートカット機能で使うとまるで魔法を使っているかのような目で見てくるので、ちょっと優越感に浸れます。(´∀｀)
よく使うショートカットキーをまとめた一覧表を作って渡してあげると、デスクに貼って参考にしながら覚えてくれる方も多いです。
特に覚えておくと便利なショートカットキーをいくつかご紹介します。
・Ctrl+Z：直前の操作を取り消す（ミスをした時に大活躍！）
・Ctrl+S：上書き保存（こまめに保存する習慣をつけるのに便利）
・Ctrl+A：全選択（テキストや表を一括で選択できる）
・Ctrl+F：検索（長い文書の中から特定の語句を探せる）
・Alt+Tab：ウィンドウの切り替え（複数の画面を素早く切り替えられる）
これらを覚えるだけで作業スピードが大幅にアップしますよ。(＾ω＾)
ネットの情報を鵜呑みにする
スマホで見るネットは情報量も多くしかも持ち運びが出来る事もあり、簡単にネットに繋げる事が可能です。
スマホが主流ではなかった頃はガラケーでもネットを閲覧する事は可能でしたが、やはり情報量の観点からパソコンで見る事が多く、いつでもどこでも簡単にネットに繋げるという感覚は少なかったように感じます。(；´∀｀)
その為、ネットの情報に触れる時間も少なく今よりは懐疑的で、逆に現代の若者はネットの情報を鵜呑みにする傾向にあるそうです。
仕事上で情報を調べる際にも「ネットにこう書いてありました」とそのまま使ってしまうケースがあるので、情報の信頼性を確認する大切さも合わせて教えてあげると良いですね。(｀・ω・´)
公式サイトや信頼性の高いソースから情報を取ることの重要性を、具体的な事例を交えて説明するのが効果的です。
保存・バックアップの概念がない
スマホのアプリはほとんどが自動保存なので、「保存する」という操作に慣れていない方も多いです。(；´∀｀)
その為、せっかく作成した書類を保存せずに閉じてしまったり、どこに保存したか分からなくなったりするトラブルが起きがちです。
最初のうちは「作業が終わったら必ずCtrl+Sを押す」「ファイルは決まったフォルダに保存する」というルールを徹底して伝えてあげましょう。
一度大切なデータを失う経験をすると身に染みて覚えるものですが、できればそうなる前に教えてあげたいですよね。(＾ω＾)
新入社員を怒る時のコツは？
部下を持つと仕事上のミスやマナーなどにより怒る、または注意する必要がでてきますよね。
特に新入社員となると、仕事を覚えたてなどミスをする場面も多く見られます。
そんな新入社員を怒る時にもコツが必要です。(｀・ω・´)
精神論では効果はない
「もっと頑張れ」とか「集中して！」「真面目にやって！」
などの注意の仕方は具体性がなく、ほとんど効果はありません。
新入社員もミスをしたくてしている訳ではなく、また本人なりに真面目に頑張って仕事をしているので、精神論的な注意ではどうしてよいか分からず改善に繋がる事はほとんどありません。(；´∀｀)
むしろ精神論で叱り続けると「何をどう改善すれば良いのか分からない」という状態が続き、自信を失ってしまうケースもあります。
注意する側も疲れてしまいますし、良い事は何もありませんよね。
注意は具体的に行う
例えばですが新入社員が遅刻をした場合、「明日は頑張って遅刻しないようにしよう」と注意をしても「頑張る」という言葉には具体性がなく、どう頑張ればよいかわかりません。
その為、「明日からは30分早く起きるようにしよう」など改善策に具体性をもって注意しましょう。(｀・ω・´)
パソコン操作のミスに関しても同様です。
「もっとちゃんと確認して」ではなく、「ファイルを保存する前に必ず○○の項目をチェックする習慣をつけよう」と具体的なアクションを伝えると、本人も動きやすくなりますよ。
また、注意をする際は1対1で行う事も大切です。
大勢の前で叱られると恥ずかしさや委縮から萎縮してしまい、かえって仕事のパフォーマンスが下がる事もあります。(；´∀｀)
同じミスを繰り返す部下の場合
ミスは誰にでも起こります。
その為、ミスを責めるよりも同じミスを繰り返さないように改善策を立てる事に注力した方がより建設的な注意の仕方となります。(´∀｀)
しかしながら中には同じミスを何度も繰り返す部下もおり、その度に注意するのも疲れてしまいます。
最終的には感情的に注意し指摘ではなく怒鳴ってしまい後味の悪い結果となる事もあります。
同じミスを繰り返す場合は本人に問題があるのか、もしくは環境に問題があるのか、原因を突き止める事で本人にも気づいていなかった問題点や改善策に巡り合えるかもしれません。
例えばパソコン操作のミスが続く場合、実は手順書が分かりにくかったり、操作を覚えるまでの反復練習の機会が少なかったりする事もあります。(；´∀｀)
「なぜミスが起きるのか」を一緒に考えてあげる姿勢が、長い目で見ると大きな成長に繋がりますよ。
良い点はしっかり褒める
注意をする事と同じくらい大切なのが、できた事をしっかり褒める事です。(＾ω＾)
特にパソコン操作のような新しいスキルは、少しずつ上達していくものです。
「先週より入力が速くなったね」「今日のエクセルの表、見やすくまとまってたよ」など小さな成長にも気づいて声をかけてあげると、本人のモチベーションが大きく上がります。
人は認められると頑張れる生き物ですよね。
叱る・注意するだけでなく、褒める・認めるをセットで行う事で、新入社員の成長をより効果的にサポートできますよ。(´∀｀)
パソコン指導で気をつけたいポイント
新入社員にパソコンを教える上で、教える側が気をつけておきたいポイントもいくつかあります。(｀・ω・´)
「なぜ出来ないの？」は禁物
パソコンが得意な人にとっては当たり前の操作でも、初めて触れる人には全てが新鮮で難しく感じるものです。
「こんな事も出来ないの？」「なんでこれが分からないの？」といった言葉は、相手の自信を奪い、パソコンに対する苦手意識をますます強くしてしまいます。(；ω；)
自分も最初は初心者だったはず、という気持ちを忘れずに、根気強く丁寧に教える事が大切ですね。
一度に教えすぎない
新入社員はパソコン以外にも覚えなければならない事がたくさんあります。
一度にたくさんの事を教えても、なかなか頭に入りきらないものです。(；´∀｀)
まずは「今日はコピー・ペーストだけ覚えよう」「今週中にファイルの保存と整理をマスターしよう」など、小さなステップに分けて教えると、達成感を感じながら着実にスキルアップできます。
ゴールが見えやすい目標設定が、継続的なモチベーション維持に繋がりますよ。(´∀｀)
実践で使いながら覚えてもらう
パソコンのスキルは、机の上で説明を聞くだけでは中々身につきません。
実際に手を動かしながら覚えていく事が一番の近道です。(＾ω＾)
例えばエクセルなら、実際の業務で使う簡単な表を自分で作ってみる。
ワードなら、業務連絡用の簡単な文書を一から作成してみる。
そういった「実際の仕事に即した練習」を取り入れると、覚えるスピードが格段に上がります。
「これが出来るようになると、〇〇の仕事がラクになるよ」という具体的なイメージを持ちながら学べると、習得も早くなりますよ。(´∀｀)
教えてもらいやすい雰囲気を作る
新入社員が「分からない事を気軽に聞ける環境」があるかどうかも、パソコン習得の速さに大きく影響します。(｀・ω・´)
忙しそうにしている先輩に「こんな事も分からないと思われたらどうしよう…」と思うと、分からないまま作業を進めてしまい、結果的に大きなミスに繋がる事もあります。(；ω；)
「どんな小さな事でも聞いてね」という一言を日頃からかけておくだけで、新入社員が安心して疑問を解消できる雰囲気が生まれます。
また、チームで定期的に「パソコン操作で困っている事シェアタイム」のような場を設けるのも効果的です。
自分だけが出来ていないわけではないと分かると、焦りや不安が和らぎ前向きに取り組めるようになりますよ。(＾ω＾)
教える側・教わる側がお互いにコミュニケーションを取りながら進めていく事が、パソコンスキル向上の一番の近道かもしれませんね。(´∀｀)
さいごに
新入社員がパソコンを使えない時の教え方は？
・パソコンの必要性を教える
・パソコンの楽しさを伝える
・エクセルでお小遣い帳作成
・タイピング練習を楽しく取り入れる
新入社員がパソコンが使えない子の特徴
・文字入力が遅い
・コピー・ペーストを知らない
・ショートカット機能を知らない
・ネットの情報を鵜呑みにする
・保存・バックアップの概念がない
新入社員を怒る時のコツは？
・精神論では効果はない
・注意は具体的に行う
・同じミスを繰り返す部下の場合
・良い点はしっかり褒める
新入社員は仕事を覚える事が沢山あり大変ですが、教える側はもっと大変ですよね。(；´∀｀)
中には「こんな事まで教えないといけないの？」と疑問に感じる事もあります。
しかし自分が新入社員だった時も何も出来ずに先輩達に苦労をさせていたのかもしれませんね。
お互い様の精神で、温かく根気強くサポートしてあげられると良いですよね。(´∀｀)
パソコンスキルは一朝一夕で身につくものではありませんが、毎日少しずつ触れていく事で必ず上達します。
新入社員も最初は戸惑いだらけかもしれませんが、教える側が辛抱強く寄り添ってあげる事で、気づけば頼もしい存在に成長してくれるものです。(＾ω＾)
「昔の自分もそうだったな」と思いながら、ぜひ温かい目で見守ってあげてくださいね。
きっと数ヶ月後には見違えるほど成長した姿を見せてくれますよ。(´∀｀)
参考になれば幸いです。
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