忘年会の案内をメールで送る例文は?社内や取引先に送る時の注意点

忘年会の幹事を任された時、案内メールも幹事のお仕事です。
案内メールなんて送ったことがないから、何を書けば良いがわからない!
という方も多いのではないでしょか?
メールで送る最大のメリットは出欠確認が取りやすいことです^^
上司へ送る際や社内メール、取引先に送る場合、注意点を交えながら、
簡単にわかりやすいようにご紹介していきたいと思います!

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忘年会の案内をメールで上司に送る例文は?

メールで都合の良い日を聞く場合の例文を書いていきたいと思います。

件名:平成○○年度 忘年会(日程のご確認)
本文:
お疲れ様です。
(部署名)の(名前)と申します。
さて、毎年恒例の忘年会を本年も開催する予定です。
(上司の名前)(※○○部長など)にも、是非ご参加頂きたく思っておりますので、
事前にご都合を確認させて頂きたく、メールをお送りした次第です。
下記の候補日をご確認頂き、ご参加頂ける日程をお教え頂けませんでしょうか。
【候補日 ○○日、○○日、○○日、○○日】
時間はいずれも、○○時開始の予定です。
お忙しいところ申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。
_______________________________

メールの内容が件名を見た時にわかりやすくするのがポイントです。
上司には、前もって口頭で都合の良い日を聞いておくのも良いですね^^

忘年会の案内をメールで社内に送る時

こちらでも件名が重要です。
メールを受け取った際に、迷惑メールだと勘違いされないように
【お疲れ様です】【お世話になっております】などは避けましょう。

______________________
件名:忘年会(○○月○○日)のご案内
本文:
関係各位
お疲れさまです。
さて、本社恒例の行事である忘年会を下記の通り、開催いたします。
楽しいひとときにしたいと思っておりますので、年末のお忙しい時期ではありますが、
ご参加頂きますよう、よろしくお願いいたします。
・日時 ○月○日(曜日) ○○時~
・場所 (店名・住所)
・会費 (会費は○○日までに【幹事名前】にお支払い下さい)
・出欠の可否
締め切り日(○○日)
本メールの件名を変えず、出欠の可否をご返信下さい。
返信の際、部署、氏名、内線番号の記載をお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、ご連絡お願いいたします。
・幹事【名前】(内線番号)(メールアドレス)

______________________

わかりやすくするために、
・開催日時
・開催場所(店名やお店のURL)
・会費
・出欠の返信期限
・幹事の連絡先
を記載するのがポイントです。
万が一メールが届いていなかったり、見落としのことを考えて、
例えば朝礼などで、「忘年会の案内メールを送っておきました」など
声をかけておくと良いでしょう^^


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忘年会の案内をメールで取引先に送る時

忘年会の案内メールで一番気を遣うのが取引先ですね。
こちらは少し堅い文章になりますが、アレンジしてお使い下さい^^

______________________
件名:忘年会のご案内
本文:
○○株式会社 御中

拝啓 
今年も残すところあとわずかとなりました。
皆様におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。

さて、早速ではございますが、今年も恒例の忘年会を企画致しました。
日頃なかなか一同に会する機会をございませんので、年末のご多忙の折り、
誠に恐縮ではございますが、万障お繰り合わせの上、ぜひご参集ください。
・日時 ○月○日(曜日) ○○時~
・場所 (店名・住所・電話番号・URL)
・会費 お一人様 ○○円

恐れ入りますが、出欠は○○月○○日までに、
このメールの返信にてお知らせください。
会費は当日会場受付にて集金させて頂きます。
よろしくお願いいたします。
敬具

[出欠連絡欄] あてはまる方に○をつけてください。
出席( )・欠席( )
【御社名      様】
【御担当様の御氏名・所属部署名】
【              】
下記は御出席の場合ご記入ください。
[御出席人数        名様] [御出席者の御氏名・所属部署名] [              ] ※記入欄は必要な人数分のコピー願います。

○○株式会社
(自分の部署・名前)
メールアドレス
(会社の住所・電話番号)
______________________

このような感じで、簡潔にわかりやすくがポイントです^^
取引先など、社外への案内はいつも以上に気を遣いますが、
一年の感謝をお伝えする機会でもあります^^

さいごに

案内状を作って印刷して配るのは正直面倒くさいです(^^;
上司へのメール、社内メール、取引先へのメール、
幹事にはたくさんの仕事がありますが、
楽しい忘年会になりますよう、ご参考になれば幸いです。

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