仕事で異動になると大変ですよね。
新しい部署での準備ももちろん大変ですが、それと同じくらい、あるいはそれ以上に大変なのが「今の仕事の引き継ぎ」ではないでしょうか(；´∀｀)
自分では当たり前にやっていた業務でも、他の人にとっては初めてのことだらけ。
本人でなければ分からないことも多いため、この引き継ぎという作業はとても重要ですよね。
引き継ぎがうまくいかないと、後任の方が困るだけでなく、取引先や社内全体にも影響が出てしまうことがあります。
逆に言えば、しっかりした引き継ぎができれば「あの人は最後まで丁寧だったな」と良い印象を残すことができるんです(＾ω＾)
今回はそんな仕事の引き継ぎについて、注意点やコツ、やってはいけないNG行動などを詳しくご案内していきます。
異動が決まった方も、これから引き継ぎを受ける側の方も、ぜひ参考にしてみてくださいね。
では早速見て見ましょ～(/・ω・)/
仕事の引き継ぎで注意点
引き継ぎは、今まで自分が行っていた仕事を客観的に分析して、引き継ぐ相手に分かりやすく説明する必要があるため、とても難しく大変な作業ですよね(；´∀｀)
自分にとっては「当たり前」でも、相手にとっては「初めて聞くこと」ばかりという状況を常に意識しておくことが大切です。
それだけに注意したいポイントがいくつかあります。
ここではまず、引き継ぎの基本となる3つの注意点を見ていきましょう。
①引き継ぎスケジュールを作る
異動するまでの日数から逆算して、無理のない引き継ぎスケジュールを作りましょう。
「まだ時間あるし、後でいいか」と思っていると、あっという間に異動日が迫ってきて焦ることになります(；´∀｀)
あまりタイトなスケジュールでの引き継ぎになると、相手の負担にもなりますし、引き継ぎが中途半端になってしまうこともあります。
余裕を持ったスケジュールを作ることが、スムーズな引き継ぎの第一歩です。
スケジュールを作る際には、以下の項目を明確にしておくと引き継ぎ側もスケジュールが立てやすいかと思います。
・誰に引き継ぐのか
・何を引き継ぐのか
・いつからいつまでに完了させるのか
この3点がはっきりしていれば、引き継ぎ全体の見通しが立ちやすくなりますよね(´∀｀)
特に重要なのは「いつまでに」という期限の設定です。
異動日の直前にバタバタと引き継ぎをするのではなく、できれば異動日の数日前には一通りの引き継ぎが完了している状態が理想的です。
そうすることで、後任の方が実際に業務をやってみて生じた疑問を、あなたがまだ在籍しているうちに質問できる余裕が生まれます。
また、スケジュールは自分だけで管理するのではなく、後任の方や上司にも共有しておくと安心です。
「いつ何の引き継ぎがあるのか」が見える化されていると、関係者全員がスムーズに動けますよ(＾ω＾)
②マニュアルを作る
自分がいなくなった後でも業務に支障が出ないように、詳しすぎるほどに詳しく書くことが重要です。
「これくらい分かるだろう」と思って省略してしまうと、後任の方が困ってしまうことが多いんですよね。
自分にとっては常識でも、相手にとっては未知の領域ということを忘れないようにしましょう(｀・ω・´)
文章だけでは分かりにくい場合は、写真や画像、グラフなどもあると分かりやすいマニュアルになると思います。
特にパソコン操作が絡む業務では、スクリーンショットを使った説明が非常に効果的です。
例えばパソコンでの発注作業などであれば、以下のような文章だけのマニュアルだとどうでしょうか。
「画面右下にある発注ボタンを押して画面が変わったら、左上にあるプルダウンから発注したい商品の大分類を選択し実行ボタンを押します。発注したい商品の価格が絞れている場合は更に左上にあるプルダウンから中分類を選び、価格を選択します。発注したい商品が特定しているようであれば中分類画面から小分類を選択し決定し、プルダウンの下から商品コードを入力し決定すると商品が出てくるので発注個数を入力し、画面右端中央にある発注ボタンを押すと発注が決定します」
…読んでいるだけで頭がこんがらがってきませんか？(；´∀｀)
しかし、PC画面のスクリーンショットに矢印や丸印を付けて「左上のプルダウンはここ」と印を付けてマニュアルに載せるだけで、格段に分かりやすくなります。
画像一枚の力は本当に大きいんです。
マニュアルを作る際のコツとしては、まず業務を大きなカテゴリーに分けて、それぞれの中で手順を細かく書いていくことです。
いきなり全部を書こうとすると混乱しますが、カテゴリーごとに整理していけば、自分自身の頭の中も整理されますよ(´∀｀)
また、マニュアルは紙だけでなくデータでも残しておくと便利です。
後任の方が後から検索したり修正したりできるようにしておけば、より使い勝手の良いマニュアルになります。
③仕事関係の担当の方の名前や緊急時の連絡先
仕事をする上では、外部の業者との繋がりも重要です。
連絡先や担当者の名前が分かれば、業務もスムーズに進みます。
意外と見落としがちなのが、この「人の情報」なんですよね。
業務の手順だけ引き継いでも、いざという時に「誰に連絡すればいいのか分からない」という状態になると、後任の方はとても困ります(；´∀｀)
特に以下のような情報は、必ずリストアップしておきましょう。
・取引先の担当者名と連絡先（電話番号・メールアドレス）
・社内の関係部署の担当者名
・トラブル時の緊急連絡先
・普段やり取りしている業者の担当者の特徴や注意点
例えば「○○商事の田中さんは午前中しか電話に出ない」とか「△△工業の佐藤さんにはメールより電話の方が早い」といった細かい情報も、実はとても役に立つんです。
こうした暗黙知こそ、引き継ぎの際にしっかり伝えておきたいポイントですね(＾ω＾)
また、自分が異動した後でも、最初のうちは後任の方から質問が来ることがあるかもしれません。
そのため、自分自身の連絡先も伝えておいて「困ったことがあれば気軽に連絡してね」と一言添えておくと、後任の方も安心できますよ。
引き継ぎ期間中に意識しておきたいこと
スケジュール、マニュアル、連絡先リストの3つを準備したら、引き継ぎ期間中に意識しておきたいこともあります。
まず、引き継ぎは一方的に情報を渡すだけではなく、後任の方と対話しながら進めることが大切です。
「ここまでで何か質問はありますか？」と定期的に確認することで、相手の理解度を把握できますし、自分が見落としていたポイントに気づくこともあります(´∀｀)
また、引き継ぎ期間中はできるだけ後任の方と一緒に業務を行う時間を設けましょう。
マニュアルを読んだだけでは分からないことでも、実際に横で見ながらやってみると理解が深まるものです。
「百聞は一見にしかず」とはまさにこのことで、一度でも実際に体験してもらうことで、後任の方の不安もぐっと減りますよ(＾ω＾)
やってはいけない引き継ぎ方法
引き継ぎがうまくいかないと、後任の方が苦労するだけではなく、取引先とのトラブルになり会社に損害を与える危険もあります。
また、異動してしまうので自分には関係ないとばかりに、いい加減な引き継ぎを行ったり態度が横暴になる方もいるんです(；´∀｀)
ここでは、やってはいけない引き継ぎのNG行動を具体的に見ていきましょう。
横暴な態度での引き継ぎ
私も以前の職場では、上司が突然職場に来なくなり、引き継ぎ以前の事態となったことがありましたが、非常に大変だったことを覚えています(；´∀｀)
またその後の上司も異動の際、いい加減な引き継ぎしかせず…
「なんで知らないの？」
「なんで分からないの？」
こんな態度では、聞きたいことも聞きづらくなってしまいますよね。
引き継ぎをする側は「自分はこの業務のベテランだ」という意識があるため、つい相手にも同じレベルを求めてしまいがちです。
しかし、後任の方はゼロからのスタートなのだということを忘れてはいけません(｀・ω・´)
質問されたら丁寧に答える、何度聞かれても嫌な顔をしない。
これは引き継ぎにおける最低限のマナーです。
こういう仕事ぶりを部下は必ず感じています。
そうなると社内での評価もそれなりになってしまいますので、スマートな引き継ぎができる人はやはり社内でも良い評価となります(´∀｀)
いい加減な引き継ぎ
「口頭でざっと説明したから大丈夫でしょ」という引き継ぎは、はっきり言って最悪です(；´∀｀)
口頭だけの説明は、聞いた側がメモを取っていたとしても、細かいニュアンスや手順の順番を間違えて記録してしまうリスクがあります。
さらに、後から「あれってどうだっけ？」と振り返りたい時に、参照できるものが何もないという事態になりかねません。
いい加減な引き継ぎの特徴としては、以下のようなものがあります。
・マニュアルを作らず口頭のみで説明する
・「前と同じようにやればいいよ」とだけ言う
・質問しても「自分で考えて」と突き放す
・重要な情報を伝え忘れる（またはわざと伝えない）
こうした引き継ぎをされた後任の方は、手探りで業務を進めるしかなくなり、ミスやトラブルの原因になります。
結局、そのツケは会社全体に回ってくるんですよね。
引き継ぎ不足がもたらすリスク
引き継ぎが不十分だった場合、具体的にどんなリスクがあるのでしょうか。
まず、業務の遅延です。
後任の方が手順を把握できていないと、一つひとつの作業に時間がかかり、締め切りに間に合わないという事態が起こりえます。
次に、取引先との信頼関係の悪化です。
「担当が変わったら急に対応が悪くなった」と思われてしまうと、最悪の場合、取引停止という事態にもなりかねません(；´∀｀)
さらに、社内の人間関係にも影響します。
「あの人の引き継ぎがいい加減だったせいで大変な目にあった」という評判は、異動先にも伝わることがあります。
新しい職場での人間関係にも影を落としかねないので、引き継ぎは最後まで丁寧に行いたいものですね(｀・ω・´)
分かりやすい引き継ぎを作るポイント
ここからは、分かりやすい引き継ぎを作るための具体的なポイントをご紹介します。
職場や職種でも違いがあると思いますが、基本的な考え方はどの仕事にも共通していますよ(＾ω＾)
日頃から情報共有を心がける
ある程度業務を共有している職場であれば、常に情報や仕事の共有を行うようにしていれば、急な異動などでも対応ができます。
また、引き継ぎノートのような物を作成することで、いつでも共有ができますよね。
これは引き継ぎの時だけではなく、普段の業務においてもメリットがあります。
例えば、自分が体調不良で急に休んだ時でも、情報が共有されていれば周りの人がフォローしやすくなります(´∀｀)
「引き継ぎの準備は異動が決まってから始めるもの」と思っている方も多いかもしれませんが、実は日頃の情報共有こそが最高の引き継ぎ準備なんです。
チームで業務の見える化を進めておくことで、突然の異動でも慌てずに済みますよ。
自分にしか分からないことをなくす
引き継ぎでの注意点としては、自分にしか分からないことをなくすことが最も重要です(｀・ω・´)
よくあることとしては…
・PCデータのフォルダ名が独自すぎて他人には分からない
・お得意様の細かい好みやNG事項
・業者の連絡先や担当者の情報
・各種仕事の納期や締め切り
・業者などに依頼して納品までにかかる時間
など、他にも色々あるかと思います。
例えば私の以前の職場では、必要書類を探していたら見つからず、検索をかけようにも検索ワードも分からず、フォルダ名も分からないため苦労した記憶がたくさんありました(；´∀｀)
「見積もり書」を探していたにもかかわらず、フォルダ名「朝」の中に「証明書」と書かれたエクセルが見積もり書だったこともありました…。
業者の方にも細かいことから聞かなければならず、大変だったことを今でも覚えています。
こうした「属人化」した情報は、引き継ぎの最大の障壁になります。
普段から、誰が見ても分かるフォルダ名やファイル名を心がけることも大切ですね。
業務の目的と全体像を伝える
業務の内容が何に繋がるのかを明確にすることも非常に大切です(｀・ω・´)
例えば販売業などで購入客層を調べる業務があるとすると、そのデータが何に使われるのか、どう重要であるかが後任の方には分かりません。
購入客層を調べることにより、商品構成の変更や発注、またはDM発送などの参考データになるので、とても重要な業務です。
こうした「なぜこの業務をやるのか」という目的を伝えることで、後任の方のモチベーションも変わってきますよね(´∀｀)
また、業務の全体像が分かれば、万が一引き継ぎがうまくいかなかった時でも、おおよその予測がつくことがあり、被害も最小限に抑えられるケースもあります。
「木を見て森を見ず」にならないように、まず全体像を説明してから細部に入っていくという順番を意識すると、相手にとって非常に分かりやすい引き継ぎになりますよ。
マニュアルの手順は細かくしつこいぐらいに
マニュアルを作る際の目標は、小学生が見ても分かるレベルの丁寧さです(＾ω＾)
「そこまで書かなくても分かるでしょ」と思うかもしれませんが、初めてその業務に触れる人にとっては、どんな些細なことでも重要な情報になりえます。
例えばPCフォルダの場所であれば…
・企画書：PCデスクトップ→業務フォルダ→企画書フォルダ
・過去企画書：PCデスクトップ→業務フォルダ→過去企画書フォルダ
・各種分析書：社内イントラネット→営業課→数字関連→分析書
などしつこいぐらいに細かく書くのがポイントです。
「え、ここまで書くの？」と思うかもしれませんが、これくらい細かい方が後任の方にとってはありがたいんです。
むしろ、「細かすぎて助かった！」と感謝されることの方が多いですよ(´∀｀)
上手く引き継ぐコツは、後任の方がその業務に関して何も知らないと想定して、自分が引き継ぎを受けるならどんな情報が欲しいかを考えながら準備をしておくことです。
マニュアルを元に直接引き継ぎを行う
マニュアルだけを渡して「はい、これ読んでおいてね」というのは、実はあまり良い引き継ぎ方法ではありません(；´∀｀)
マニュアルを元に、後任の方に直接引き継ぎを行うことが大事です。
実際に一緒に業務をやりながら説明することで、マニュアルだけでは伝わらないニュアンスや、実際の画面の動きなどを体感してもらえます。
もし分からないことがあれば、その都度マニュアルに付け加えることもできますし、教える際に自分自身の曖昧な点も出てくるので修正が可能です。
この「マニュアル＋直接指導」の組み合わせが、最も確実な引き継ぎ方法だと言えるでしょう(＾ω＾)
可能であれば、後任の方に実際に一人で業務をやってもらい、その様子を見守るという段階も設けると、さらに安心です。
一人でやってみて初めて気づく疑問点は多いものですからね。
引き継ぎ書のテンプレートを活用しよう
もし会社に引き継ぎ書のテンプレートがあれば、積極的に活用しましょう。
テンプレートがない場合は、自分で作ってしまうのも一つの手です(´∀｀)
引き継ぎ書に盛り込むべき項目としては、以下のようなものがあります。
・業務の概要と目的
・具体的な作業手順（スクリーンショット付き）
・関係者の連絡先リスト
・年間・月間のスケジュール
・過去のトラブル事例と対処法
・よく使うシステムやツールのログイン情報
・注意事項やコツ
こうした項目をまとめた引き継ぎ書があれば、後任の方は困った時にいつでも参照することができます。
まさに「業務のバイブル」のような存在になりますよ(＾ω＾)
テンプレートを作っておけば、次に誰かが異動する時にも役立ちますし、チーム全体の業務効率化にも繋がります。
一度作る手間はかかりますが、長い目で見れば非常に価値のある作業です。
デジタルツールを活用した引き継ぎ
最近では、デジタルツールを使った引き継ぎも増えてきています(´∀｀)
例えば、業務手順を動画で撮影しておくという方法があります。
パソコンの画面操作であれば画面録画ソフトを使えば簡単に撮影できますし、現場での作業であればスマートフォンで撮影するだけでOKです。
動画のメリットは、文章では伝えにくい「動き」や「タイミング」を正確に伝えられることです。
「ここでこのボタンを押して、この画面が出たらこっちをクリックして…」という説明も、動画なら一目瞭然ですよね(＾ω＾)
また、共有フォルダやクラウドサービスを使って引き継ぎ資料を管理しておけば、後任の方がいつでもどこでもアクセスできて便利です。
紙のマニュアルだと紛失のリスクがありますが、デジタルデータならバックアップも取りやすいですしね。
ただし、社内のセキュリティルールに注意して、機密情報の取り扱いには十分気をつけましょう(｀・ω・´)
引き継ぎを受ける側が意識すべきこと
ここまでは引き継ぎをする側の視点でお話ししてきましたが、引き継ぎを受ける側にもいくつか意識しておきたいポイントがあります(´∀｀)
積極的に質問する
引き継ぎを受ける時に大切なのは、遠慮せずにどんどん質問することです。
「こんな基本的なことを聞いたら恥ずかしいかな」と思って黙っていると、後で自分が困ることになります(；´∀｀)
むしろ、引き継ぎ期間中にたくさん質問しておいた方が、前任者がいなくなった後にスムーズに業務を進められます。
質問する際は、メモを取りながら聞くことも重要です。
聞いた時は「なるほど」と思っても、実際にやってみると忘れていることが意外と多いんですよね。
メモがあれば、後から振り返ることができるので安心です(＾ω＾)
一度は自分で実践してみる
引き継ぎ期間中に、できるだけ自分一人で業務をやってみる機会を作りましょう。
前任者がまだいるうちに一人でやってみることで、分からないことや不安なことを具体的に確認できます。
「聞いた話」と「実際にやってみた経験」では、理解の深さがまるで違いますからね(｀・ω・´)
もし失敗しても、前任者がフォローしてくれるので心配いりません。
むしろ、この段階で失敗しておいた方が、本番での失敗を防げるという意味で非常に有意義なんです。
引き継ぎ内容を自分なりにまとめ直す
前任者からもらったマニュアルや資料を、自分なりにまとめ直してみるのもおすすめです(´∀｀)
人によって分かりやすい表現や整理の仕方は異なるので、自分にとって最も見やすい形にアレンジすることで、業務の理解がさらに深まります。
また、まとめ直す過程で「あれ、ここの手順がよく分からないな」と気づくことも多いので、前任者がまだいるうちに確認しておくと良いですよ。
自分なりのマニュアルが完成した時には、きっと業務への自信もついているはずです(＾ω＾)
引き継ぎ後のフォローも大切
引き継ぎは、資料を渡して説明したら終わりではありません。
引き継ぎ後のフォローも、実は非常に大切なんです(´∀｀)
異動後もしばらくは連絡を取れるようにしておく
前にも少し触れましたが、異動した後でも、最初の1〜2ヶ月くらいは後任の方から質問が来ることがあるかもしれません。
「もう異動したから関係ない」ではなく、しばらくの間は連絡を取れる状態にしておくことが、社会人としてのマナーだと思います(｀・ω・´)
もちろん、新しい部署の業務もあるので、いつまでも前の業務にかかりきりになるわけにはいきません。
ですが、簡単な質問に答えるくらいであれば、お互いにとってプラスになりますよね。
後任の方の成長を見守る気持ちで
引き継ぎをした後は、後任の方がどう業務を進めているか気になることもあるかもしれません。
「自分のやり方と違う」と思うこともあるかもしれませんが、後任の方には後任の方のやり方があります。
大切なのは業務の目的が達成されることであって、手段は人それぞれで良いのです(´∀｀)
口を出しすぎず、でも困っている時は手を差し伸べる。
そんなスタンスが理想的ではないでしょうか。
関連記事のご紹介
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さいごに
今回の内容をまとめますね(´∀｀)
仕事の引き継ぎで注意点としては…
・引き継ぎスケジュールを作る
・マニュアルを作る
・仕事関係の担当の方の名前や緊急事態の際の連絡先をまとめる
やってはいけない引き継ぎ方法としては…
・横暴な態度での引き継ぎ
・いい加減な引き継ぎ
分かりやすい引き継ぎを作るポイントとしては…
・自分にしか分からないことをなくす
・業務の目的と全体像を伝える
・マニュアルの手順は細かくしつこいぐらいに作る
・マニュアルを元に直接引き継ぐ
引き継ぎは、自分の仕事の「最後の仕事」とも言える大切な業務です。
丁寧な引き継ぎができる人は、どの職場に行っても信頼される人材だと思います(＾ω＾)
私個人は以前、引き継ぎ自体がなかったり、いい加減であったりと大変な経験をしました。
それ故に引き継ぎの重要性をとても感じています。
これから異動を控えている方も、引き継ぎを受ける側の方も、今回の内容が少しでもお役に立てれば嬉しいです。
参考になれば幸いです。
それではまた(´∀｀*)ﾉｼ ﾊﾞｲﾊﾞｲ
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